Uzaktan Çalışanları İşe Alma Sürecinde ve Devamında Neler Yapılmalı?
Uzaktan Çalışanları İşe Alma Sürecinde ve Devamında Neler Yapılmalı?
Bu yazımızda süreç içerisinde İK profesyonelleri personel seçimini nasıl yapmalılar, uygun bularak işe aldıkları adayları nasıl adapte etmeliler, ya da ekip yönetimini yüz yüze yapmaya alışkın ekip yöneticileri uzaktan çalışma sürecine nasıl adapte olacaklar, soruları üzerine tavsiyeler vereceğiz.
Uzaktan Çalışma Sistemi Tamamen Kalıcı Hale Gelebilir mi?
İçinde bulunduğumuz dönem, bir kaç yıl öncesine kadar telaffuz edilemeyen, çok uzak gelecekte mümkün olabilir gibi görünen pek çok şeyi ise bizim için kanıksanır hale getirdi. Mevcut dönemin sağlık sorunları ve kişisel tercihler sebebiyle firmaların çoğu uzaktan çalışma sistemine geçti. (geçmeyen şirketler de bu gündem ile baş etmeye çalışıyorlar). Birçok firma ise bunu kalıcı hale getirdi bile.
Zira adaylar bulundukları yerden bağımsız olarak farklı illerde çalışabilmeleri sebebiyle remote işlere gün geçtikçe daha fazla ilgi gösteriyorlar.(Düşünsenize bulunduğunuz yerden dünyanın her hangi bir yerinden bir şirket ile anlaşarak çalışabiliyorsunuz. Gelişen teknolojinin sunduğu mobilite tek kelimeyle mükemmel.)
İK Profesyonelleri Belirledikleri Spesifik Kriterlere Uygun Adaylar Arasından Yeni Alımları Gerçekleştirdiklerinde İşe Başlayan Aday Ne Yapacak?
İK birimi belirlediği spesifik kriterlere uygun aday mülakatlarının ardından yeni alımları gerçekleştirdiklerinde işe başlayan aday ne yapacak, ilk adaptasyon süreci nasıl olacak, adayların performansları nasıl standart hale getirilecek, soruları üzerine detaylı bir çalışma yapılması gerekiyor.
İşe alım süreci tamamlandığında, yeni ekip üyenizin uzaktan çalışmaya hazır olduğundan emin olun. Kriterler net olmalı, beklentileriniz, adayın psikolojik tutumu, nasıl bağlantıda kalacağınız vb. tüm sorular önceden cevaplanmış olmalıdır.
Ekip Üyeleri İçin Uzaktan Çalışma Düzeninin Kurulmuş Olduğundan ve Yapının İşlediğinden Emin Olun
Uzaktan çalışma için iş arkadaşlarınıza iş bilgisayarı ve şirket telefonu tahsis edecek misiniz yoksa kendileri mi bir çözüm bulacak, bir sorunda kime ulaşacak, çalışma saatleri ve mola süresi nasıl işleyecek, her hangi bir müdahaleden önce hangi adımların kontrol edilmesi gerekecek? Bu gibi ayrıntılar en baştan belirtilmelidir.
Ayrıca, işe yeni başlayan kişilerin uygun bir çalışma alanına sahip olduğunu ve güvenilir bir internet bağlantısına erişimleri olduğunu kontrol etmelisiniz.
(Eğer bu ödemeleri siz yapıyorsanız ilgili adımların tamamlanmış olduğunu bir check list ile kontrol etmelisiniz.)
İşe başlatma sürecinin en başında özel destek sunabilecek bir ekiple veya kişiyle iletişime geçmelerini sağlayın. Yeni aday heyecan içerisinde ekipman tamamlamaya çalışırken bir şirket profesyonelinin tüm adımları takip ettiğinden emin olun.
Uzaktan Çalışma İçin İşlevselleştirilmiş Oryantasyon Programınız Olduğundan Emin Olun
Size geleneksel görünebilir, ama yeni başlayan adayın iş ile ilgili özgüveni ve aidiyet hissi için kendisine mentorluk ederek sorularını cevaplayacak bir ekip üyesini kendisi ile tanıştırın.
Sürecin doğru yürüdüğünden emin olmak için herkesin bir arada olduğu bir online tanışma toplantısı düzenleyin.
Yeni Çalışanınızın İlk Gününde Onun Yanında Olmanın Önemini Kavrayın
Burada sorulması gereken soru çok net aslında .”Yeni çalışanınız şirket politikalarınız hakkında bilgi sahibi mi?” ve “Uzaktan çalışan ekip arkadaşınızın ilk gün ne yapmasını istiyorsunuz?”
- Şirket yöneticileri olarak ilk gün “hoş geldin” maili gönderin ve bu e-postada ilk birkaç haftalık iş programını belirtin.
İlk hafta, çalışma saatleri içerisinde her gün sabah ve öğleden sonra yapılacak işleri tek tek listeleyin. Bu, çalışanların işe başladıklarında kendilerini neyin beklediğini açık bir şekilde bilmelerini sağlayacaktır (ve performans tedirginliği yaşamayacaklardır).
- Düzenli bir iletişim takvimi oluşturarak kendilerini bilgilendirin. İlk haftalarda günde iki kez belirlenen saatlerde (karşı tarafa önceden bildirilmiş) görüşmeler yapılarak ilerlemek oldukça verimli olacaktır.
Tahmin ettiğiniz üzere “Kendisi düşünsün. Bırakalım neler yapacak, görelim.” modeli modern çağda artık işlevsel değil.
Performans Geri Bildirimlerinde Bulunarak Ekip Üyelerinizin Performansını Beklenen Seviyeye Çıkarın
İşe devam edilebilmesi adına deneme süresi, her iki tarafın da yeni işe başlayan çalışanın işe uygun olup olmadığına ve beklentileri karşılayıp karşılamadığına karar vermesine imkan tanıması açısından aynı işlevi görür.
Çalışan motivasyonunun sürekli düşme eğiliminde olduğu bu çalışma zamanlarında sürekli kişisel destek ve rehberlik sunmak önemlidir. Sürekli gelişim için şirket bilgilerine kolay erişim sağlanabilen çalışanın kendini geliştirebildiği eğitim araçlarını göz ardı etmeyin.
Tüm bu bahsettiğimiz çalışmalar pek çok şirket tarafından uygulanabilir ve nitelikli ekip üyeleri yetiştirmek ve elde tutmak için yepyeni bir kurum kültürü oluşturulmasına katkıda bulunabilir.
Bununla birlikte; olağan dışı uzaktan çalışma düzeni ve uzaklığın, eğitimi veya fark ettirmeksizin izlemeyi zorlaştırdığı dikkate alındığında, görevle ilgili bazı beklentileri azaltmanız veya belirli hususlarda anlayış göstermeniz gerekebilir.
Yeni çalışanınızdan işe başlatma programının geneli hakkında geri bildirim almak da iyi sonuçlar için uygun olabilir. Bu deneyimden öğrendiklerinizi, bir sonraki adayı uzaktan işe başlatma sürecinde kullanabilirsiniz.
Kişisel Destek ve Rehberlik Hizmetinin Önemini Es Geçmeyin
Belirsizliğin yaşandığı bu değişim zamanlarında sürekli kişisel destek ve rehberlik sunmak önemlidir. Denenmiş ve işlevselliği onaylanmış bir çevrimiçi öğrenme ve eğitim programınız varsa çalışanlarınızın kullanabileceği hale getirmekten çekinmeyin.
Ekip liderleri yeni işe başlayan çalışanlar ile düzenli olarak iletişime geçmeli, oturumlar yürütmeli ve ilerlemelerini kontrol etmelidir.
Kapsamlı bir öğrenme ve gelişim programı kapsamında yeni işe başlayan çalışanların adaptasyonunu sağlayan bir iş programı, bu programın uygulanmadığı durumlara kıyasla çok daha verimli olacak ve yeni çalışanların gelişmesine yardımcı olacaktır.
