E Defter nedir? E Defter Kullanmak İçin Neler Gerekir?

E Defter hakkında merak edilen tüm sorulara cevap bulabileceğiniz bu yazımızda e Defter nedir? e Defter başvurusu nasıl yapılır? e Defter saklama nasıl yapılır? e Defter bilgileri GİB’e nasıl gönderilir ? e Defterin avantajları nelerdir ? e Defter yasal zorunluluğu nedir ? gibi pek çok konuda bilgi sahibi olabileceksiniz.

 

1 Temmuz 2020 tarihinde e-fatura ve e-arşiv faturaya uygulamasına geçiş yapan firmaların 1 Ocak 2021 tarihinde e Defter uygulamasına da geçişleri zorunlu hale getirilmişti.Güncel VUK tebliğleri ile ciro limitinin 5 milyon TL’ye çekilmesi sonucunda firmalar da e Defter kapsamına girmiş oldular.

 

e Defter nedir?

e Defter, Vergi Usulleri Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) tarafından firmalar için tutulması zorunlu olan büyük defter (defter-i kebir) ve yevmiye defterlerinin elektronik ortamda hazırlanıp muhafaza edilmesi için geliştirilen uygulamaya e Defter adı verilir.

 

GİB tarafından belirlenen zorunlu formlara uygun olarak tutulan e Defterler, kağıt evraklara baskı almaya gerek olmaksızın kayıt edilir, değişmezliği ve kaynağının güvenilirliği garanti altına alınır. Gerçek kişiler bu işlemi elektronik imza ile yapabilirken , tüzel kişiler de ilgili işlem için  mali mühür uygulamalarını kullanırlar.

 

e Defter olarak tutulabilen defterler hangileri?

  • Yevmiye defteri
  • Defteri kebir

Not: Elektronik deftere geçen firmalar artık kağıt ortamında defter tutamazlar. Bu defterlerin e Defter geçişinin aktif edilmesi ile birlikte yasal bir geçerliliği bulunmaz

e Defter yasal zorunluluğu nedir ? Kimler e Defter kullanmalıdır?

2020 yılı toplam cirosu 5 milyon TL’yi aşan firmaların 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv faturaya geçiş yapmaları, 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri zorunlu hale gelmiştir. Detaylı tabloya buradan ulaşabilirsiniz.

e Defter kullanma Kriterleri nedir?

İşletmelerin e Defter uygulamasını kullanabilmesi için bazı şartları karşılamaları gerekmekte.

Tüzel kişi firmalar için mali mühür, gerçek kişiler için de elektronik imza sertifikası bulunması zorunlu olup ayrıca bir uyumlu yazılımın kullanılıyor olması gerekmektedir.

Bu aşamalarla birlikte e Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması ve saklanması aşamalarını gerçekleştirmeyi sağlayacak yazılımın da onaylanmış olması gerekir. Bu hazırlıklarla birlikte yapılacak başvuruların kabul edilmesinin ardından e Defter tutma hakkı elde edilir.

 

Uyumlu e Defter entegratör listesini  bu alan üzerinden inceleyebilir ve iletişime geçebilirsiniz.

 

e Defter uygulamasına nasıl başvurabilirim?
https://uyg.edefter.gov.tr/edefterbasvuru/ linkinden tüzel kişiler kendilerine ait mali mühür, gerçek kişiler ise kendilerine ait mali mühür veya elektronik imza ile başvurusunu internet üzerinden yapabilir. Kullanıcılar elektronik fatura uygulaması için temin ettiği mali mührünü elektronik defter uygulamasına başvurmak içinde kullanabilir. Bunun dışında posta yolu ile başvurular kabul edilmemektedir.

Ancak kendi yazılımlarını kullanarak e Defter kullanıcısı olmak isteyen firmaların, programları için Gelir İdaresi Başkanlığından uyumlu yazılım onayını aldıktan sonra e Defter uygulamasında kullanıcı olmak için  başvuru yapmaları gerekmektedir.

 

Aşağıdaki adımları takip ederek e Defter başvurunuzu tamamlayabilirsiniz.

  • Onaylanmış Mali Mühür ya da Zaman Damgası başvurusu.
  • Uyumluluk onayı bir almış yazılımın alınması.
  • Kullanacağınız programın e-Defter standartlarına göre yapılandırılması.
  • e Defteri firma saklayacaksa, uygun arşivleme türünün seçilmesi. ( Zorunluluk gereği uygun bir entegratör seçilerek saklanması gerekiyor )

 

(Bilgi sahibi olmak isteyenler için ) Mali Mühür Nedir?
Elektronik belgelerin yasal olarak geçerli olabilmeleri için firmalar, mali mühür isimli bir elektronik sertifika alırlar. Bu sertifika, e Defter belgelerinin yasal geçerliliğini ve veri bütünlüğünü garanti altına alırken e Defter uygulamasında firmalar için zorunludur. Şirketiniz adına alınan mahi mühürü e fatura ve e defter uygulamaları için kullanabilirsiniz.

 

(Bilgi sahibi olmak isteyenler için ) Zaman Damgası Nedir?
Belirli bir verinin, belirli bir tarihte var olduğunu kanıtlamaya yarayan zaman damgası, herhangi bir e-sözleşmenin ya da e-belgenin imzalandığı, transfer edildiği, başvurusunun yapıldığı tarihi ve saati vurgulamaya ve onaylamaya yarar.
*Mükellefler de hazırladıkları e Defterleri belirlenen süreler içerisinde GİB’e ilettiklerini kanıtlamak için zaman damgalı berat dosyası kullanırlar. Çünkü zaman aşımı durumunda GİB tarafından e Defter beratı göndermeme cezası uygulanabilir.

e Defter ile gönderim aşamaları nelerdir?

  • Yevmiye defter boyutunun sınırı aşıp aşmamasına bakılır ve defter imzalanır,
  • Defterin şema kontrolü yapılır,
  • Yevmiye defterinin beratı oluşturularak imzalanır,
  • Defterin beratı şema  kontrolü yapılır,
  • Berat sıkıştırılır,
  • Hatası bulunmayan dosyalar GİB’in web sitesine yüklenir.

 

Unvan değişikliği durumunda e Defter gönderimi için ne yapılmalıdır?
e Defter uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, unvanının değişmesi halinde 15 gün içinde unvan değişikliğine ait Ticaret Sicil Gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için de Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Unvan değişikliğine giden mükellefin e Defter sistemindeki unvanı, dilekçesine istinaden güncellenecektir.

 

Unvan değişikliğinin gerçekleştiği tarihten önceki ay kesrine ait eski unvanın defter ve beratının oluşturulup ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar (2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde belirtilen süreler) beratların GİB e Defter uygulamasına gönderilmesi gerekmektedir.

 

Unvan değişikliğinin gerçekleştiği tarihten sonraki ay kesrine ait yeni unvana ait defter ve beratının oluşturulup ilgili ayı izleyen üçüncü ayın son gününe kadar (2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde belirtilen süreler) beratların GİB e Defter Uygulamasına gönderilmesi gerekmektedir.

 

Firmalar şubeleri için de elektronik defter uygulamasına başvuru yapmalı mıdır?
Hayır. Firmalar e Defter uygulamasına vergi kimlik numarası üzerinden başvuru yapmaktadır. Başvurunun ardından firmalar, tercih ettikleri uyumlu yazılım programları vasıtasıyla merkez ve şube olmak üzere ayrı ayrı defter ve beratlarını oluşturabilirler.

e Defter kullanımının avantajları nelerdir?

  • e Defter kullanarak birlikte dosyalarınızı güvenli bir ortamda saklamış olursunuz.
  • Sayfa adedine göre kağıt bastırmanız ve de notere onaylatmanız gerekmez.
  • Firmaların, onaylı defterleri’nin VUK’na göre 5 yıl, TTK’na göre 10 yıl süreyle saklaması gerekir.
  • Kağıda basılı defterleri saklamak için de mekan ve zaman harcamak gerekir.
  • e Defterin avantajlarından biri de bu sorunu ortadan kaldırıp defterleri elektronik ortamda 10 yıllık yasal süre boyunca arşivlemesidir.
Yayınlanma Tarihi: Mayıs 7th, 2022 / Kategoriler: Blog /

En Son Haberleri Almak İçin Abone Olun

Gizlilik Politikanızla ilgili bildirimi buraya ekleyin.